Macの「プレビュー」だけでPDFの編集がこんなに沢山できる!



「プレビュー」でPDFを編集する

この記事は、MacでPDFをあれこれ加工処理するのに、Macに付属している「プレビュー」というアプリだけで「ここまでできるんだ!」という事を紹介するために作成しました。

あなたが学生であれ社会人であれ、書類といえばPDFファイルでしょ。

とにかく、教材・副教材・社内外伝達事項・各種申請書・行政文書・カタログ・取説に至るまで、また、PagesやNumbers(ワードやエクセル)で作成したファイルも配布はPDFファイルにしてますよね。

あなたの使っているデバイスが、iPhoneであろうとAndroidであろうと、MacでもWin機でも、どんな環境であっても同じように見ることができるのが最大の利点です。環境を選ばない、それがPDF最大の利点。

 

さて、PDFの作成者・利用者はしばしば編集を要する場面に遭遇します。

文字を書き入れたい、画像を挿入したい、一部文章を変更したい、ページを加えたい、ピックアップしてまとめを作成したい・・・などなど。

ここで問題になるのがその方法です。「やり方がわからない」。「どんなアプリを使ったらいいの?」。

そこでこの記事では冒頭にも述べました通り、Macに最初から付属している「プレビュー」というソフトを使うとあれもこれもできますよ!、ということを具体的に説明します。

では早速スタートします。

 

PDFをプレビューで開く

MacでPDFを開く場合、何も設定を変更してなければ、ファイルをダブルクリックすればプレビューで開くはずです。

もし、そうでない場合は、ファイル上で右クリックし「このアプリケーションで開く」→「プレビュー」と選択クリックすればOKです。

プレビューで扱えるファイルタイプ

プレビューではJPEG、PNG、PSD、TIFFなど12種類のファイルを取り扱い可能で、又は変換可能です。

なので例えば、送られてきたファイルがあなたの環境で開けなかったとしても、プレビューで変換すれば開くことができるようになる可能性があります。

 

 

PDFに編集を加える

プレビューの「マークアップ」機能を使っていろんな編集を簡単にすることができます。実際できる事は多いのでこの際ものにしましょう。

とりあえず、一通り使って何ができるのかを実際に確認してください↑。それが近道です。また、ハイライトモード↓を使うと文字に蛍光ペンを塗った効果、或いはアンダーラインや取り消しせんを引くこともできます。

ごく簡単に機能の説明をしておきます。ツールの左側から順番にお話しします。

  1. テキスト選択:OCR化されたテキストをコピーする時、範囲選択をするために使う。
  2. 長方形で選択:画像をコピーや切り取りするときに範囲選択するために使う。点線で囲った部分を切り取る場合のショートカットは”command+k”(この操作は写真のトリミングと同じで、ノートやレポートで切り貼りを多用する方にはうってつけ)
  3. スケッチ:マウスで図形を描くツール。あなたが描いた図形とともに、それに近い四角形なども選択肢に表示されるので希望のものを選択できる。
  4. 描画:トラックパッドが接続されている時だけ表示されるツールでトラックパッド専用。
  5. シェイプ:幾つかのシェイプが用意されているので都合の良いものを使う。拡大・縮小・変形ができる。また、丸と四角は「shift+option+マウス操作」で正円・正方形として拡大・縮小できる。
  6. ハイライト(シェイプの選択肢最下段の左側):任意の部分を明るく表示する機能。拡大縮小できる。
  7. ルーペ(シェイプの選択肢最下段の右側):任意の部分を虫眼鏡のように拡大できる機能。黄緑のポイント(ハンドル)をドラッグすることで拡大率を変更可能。
  8. テキスト:テキストが打てるボックス。ドラッグで移動可能。
  9. 署名:トラックパッドか内蔵カメラ、或いはiPhoneかiPadを使って署名を作成する。するとリストに表示されるので、これをクリックして書面に出して任意の大きさにし任意の場所に移動することができる。
  10. メモ:PDF上に置くメモ。メモを立ち上げ「control+クリック」を使いフォントの種類やカラーを変更。入力ののち他所をクリックすると非常に小さくなる(移動はこの状態で)。その状態で「control+クリック」するとメモの色を変更できる。
  11. シェイプのスタイル:選択したの図形の栓の太さなどを変更できる。また影をつける選択肢もある。
  12. 枠のカラー:選択した図形の枠のカラーを変更できる。
  13. 塗りつぶしのカラー:選択した図形の塗り潰しカラーを選択できる。透明にしたい場合は選択画面左上の「黒地に斜線」を選択する。
  14. テキストスタイル:フォントに関する様々な選択肢
  15. ハイライト表示・アンダーライン・取り消し線:「テキストスタイル」の上に専用ボタンがある。文字が認識できる時のみ利用可能。
OCR化の重要性

ビジネスにおいても勉強においても、利用するPDFファイルの文字が文字として認識されていなければ、これは不便で使えたものではありません。

スキャンしたファイルやスクリーンショットで撮ったファイルがそうですね。これらPDFはただの画像です。

ところが、この画像情報からデバイスが文字を文字情報として認識できるように変換する技術があって、これをOCR(Optical Character Reader)といいます。

OCR化するアプリはMacでもありますが、残念ながら「プレビュー」にはそういう機能が備わっていません。

ここでは、Mac使いがPDFファイルをOCR化するためのアプリを2つ紹介します。

  1. 撮影する場合:iPhoneかiPadを利用しアプリはAdobe Scanを使います。これは撮影と同時にOCR化もしてくれるので非常に便利です。
    Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ

    Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ

    Adobe Inc.無料posted withアプリーチ

  2. 撮影しない場合:受け取ったPDFファイルをOCR化したい場合は、ブラウザ上でやってしまうのがお手軽で便利です。私は”PDF24 Tools“というサイトをよく利用します。

 

 

ページ編集に共通する基本の説明

ここからの編集では、共通の前提や、よく使うショートカット があるので、ここを先に説明しておきます。

  1. プレビュー画面上の前提:必ずプレビュー画面左側にサムネール画面を開いておく(「表示」→「サムネール」)
  2. command+クリック:サムネール上で連続しないページを複数選択する時は2ページ目以降でこのショートカット を使う。
  3. shift+クリック:サムネール上で連続した複数のページを選択するときに、最後のページを選択する際にこのショートカット を使う。

では、具体的な編集作業を一つ一つ説明していきます。

 

 

PDFページの挿入

PDFの任意のページの手前か後ろに、別のところから持ってきたPDFを挿入する場合の方法です。

  1. PDFをプレビューで開く
  2. 別のPDFをドラッグして持ってきて、プレビュー左側のサムネールで表示されている任意のページとページの間にドロップする

 

 

PDFページの並べ替え

  1. 複数ページを持つPDFでページの順番を変更するときは、サムネール画面で変更したいページをドラッグし、置きたいページのところでドロップします。

 

 

PDFに白紙ページを挿入する方法

まずプレビューで開いているPDFの左側、任意のサムネールをクリックしていください。白紙はその次のページとして挿入されます。

以下の通り実行します。

  1. (メニューバーの)「編集」 > 「挿入」 > 「空白のページ」

これで白紙のページが挿入されます。また、実際に操作すればわかりますが、「白紙のページ」ではなく、別の場所にあるPDFを挿入することもできます。

 

 

PDFページの削除

複数のページを有するPDFで任意のページを削除する時の方法。

  1. サムネール上で削除したいページをクリック指定する(複数指定は上記説明参照)
  2. (メニューバーの)「編集」→「削除」をクリックする。

 

 

PDFページの分割

複数のページを持つPDFの任意のページを別の場所に移す方法で、二通りのやり方があります。

  1. 方法(一):サムネール上の任意のページを別の場所にドラッグ&ドロップでもっていく事を繰り返す。
    元ファイルから移動したPDFを削除したい場合:方法(一)を使わず、「編集」→「カット」とし、移動場所で「command」+「V」とする。
  2. 方法(二):分割したいページを一括選択してそれをドラッグ&ドロップで別の場所にもっていく(一括選択の方法は「編集に共通する基本の説明」で説明済み)
    元ファイルから移動したPDFを削除したい場合:一括選択の上上記同様カット&ペーストする

方法(一)・(二)の違い

方法(一)では1ページずつの独立したPDFが出来るのに対し、方法(二)では全てのファイルを含んだ1ファイルのPDFができます。

 

 

PDFのサイズを軽くする方法

PDFに解像度の高い綺麗な写真などをふんだんに盛り込んで、ページ数もそこそこ多いと、場合によってはかなり大きなファイルサイズになることがあります。

そこで、CDの曲をmp3に換えるようにPDFもファイルサイズを小さくしたいケースが出てきます。今は、相対的にディスク容量が大きくなっているのでそこまでのニーズはないかもしれませんが。

PDFのサイズを軽くする手順はプレビューにもあります。その方法は以下の通りです。

対象のPDFをプレビューで立ち上げて、そこからの手順は・・・

  1. (メニューバーの)「ファイル」 > 「書き出す」 > 「Quartzフィルタ」 > 「ファイルサイズを減らす」 > 「保存」

これがAppleのサイトでも説明されている手順です。が・・・

サイズ調整が機能していない

ここで説明したPDFのサイズ調整の方法はネット上のAppleをはじめとする幾つかの記事でも同様に説明されています。

しかし、実際にはうまく機能していません。それどころか50MBのPDFが130MBになったりして全く役に立ちません。

この件については、Appleサポートのスタッフと一緒に検証してみた結果なので間違いありません。それを承知して敢えてここに説明したのは、改善された時のためにです。

従いまして、どうしてもサイズを軽くしたい場合は、PDF編集加工のアプリを別途用意してこれを利用するか、ブラウザ上のサービスを利用するかでしょうね。

若しくは、ファイルのフォーマットを変更しても良いのであれば、上記手順中の「フォーマット」項目にある任意のフォーマット、例えばJPEG等を指定すれば圧縮をかけることが可能です。

 

 

PDFの暗号化による保護

プレビューで暗号化は可能です。操作は簡単です・・・

  1. (メニューバーの)「ファイル」 > 「書き出す」 > 「暗号化」にチェック > パスワードを入力 > 確認のため再度入力 > 「保存」

以上です。

パスワードの解除

パスが不要になった場合解除をしたいわけですが、これも簡単です。

  1. 対象のPDFをプレビューで立ち上げる(勿論パスワードは必要) > (メニューバーの)「ファイル」 > 「書き出す」

ここで画面を見ると、デフォルトでは「暗号化」にチェックが入っていません。それを確認して、そのまま「保存」をクリックします。

「元のPDFと置き換えてもよいか?」と尋ねられたら「置き換え」をクリックします。

 

 

まとめ

MacでPDFを編集する場合、Appleのオリジナルソフト「プレビュー」だけでどれくらいのことができるかを説明した記事でした。

プレビューに馴染みのない方は、できることの多さにびっくりしたのではないでしょうか。

勿論それなりの対価を支払えばしっかりした専用アプリを手に入れることができて、それこそ痒いところに手が届くようなこともできます。

でも、できるだけAppleの用意してくれたアプリで済ませたいじゃないですか。多少UIがいけてなくても^^

 

さて、最後にプレビューではできない事を一つ二つ申し上げておきます。

ウォーターマークをつけたりページ番号を追加したり、そういったことはできません。あっ、それから本文中にも申し上げましたが、OCR化といった作業もできなかったですね。

しかし、大概のことはお金を支払わなくてもブラウザ上のサービスを使って実現することが可能です。サイトは複数ありますが、私が長い間利用している、本文中でも登場したサイトを最後に紹介いたします。



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